D.P.C.M. 15/11/2001

4. Il ruolo dei SECIN. Ai Servizi per il controllo interno (SECIN) è affidato il compito di: fornire al Ministro elementi per la valutazione dei dirigenti che rispondono direttamente all'organo di indirizzo politico; assicurare il supporto metodologico alle strutture amministrative, sia in fase di elaborazione della direttiva che di monitoraggio della stessa; agevolare il coordinamento tra le attività di programmazione dei diversi CRA, nel momento in cui vengono definiti programmi di azione integrati; contribuire ad assicurare l'omogeneità tra gli obiettivi assegnati alle diverse strutture e utilizzati poi per la valutazione dei dirigenti; rendere sistematico il sistema informativo per la programmazione e controllo, assicurando che vengano messe in atto tutte le procedure per assicurare il monitoraggio della direttiva; agevolare, attraverso la rete dei SECIN e il comitato tecnico scientifico per il coordinamento in materia di valutazione e controllo strategico nelle amministrazioni dello Stato di cui all'art. 7 del Decreto legislativo n. 286 del 1999, la coerenza delle politiche amministrative del Governo. È quindi necessario il pieno coinvolgimento del SECIN da parte degli organi titolari dell'indirizzo politico, in fase di elaborazione e monitoraggio della direttiva e in fase di valutazione dei dirigenti che all'organo politico rispondono direttamente. Da questo punto di vista è estremamente importante che, nella composizione dei collegi di direzione dei SECIN o comunque negli uffici di supporto siano presenti professionalità in grado sia di assicurare il pieno raccordo con l'amministrazione ordinaria (in linea di massima, dirigenti generali interni all'amministrazione stessa), sia professionalità in grado di presidiare i meccanismi di monitoraggio e controllo di gestione, nonchè quelli di valutazione del personale. In relazione a questi ultimi profili, la presenza di personale esterno all'ammistrazione pubblica, scelto soprattutto tra manager del settore privato, studiosi o consulenti di alto livello, è altamente consigliabile per evitare i rischi di autoreferenzialità degli organismi in discorso. Il Dipartimento della funzione pubblica, avvalendosi del Comitato tecnico scientifico di cui all'art. 7 del Decreto legislativo n. 286 del 1999, assicurerà ai Ministri, ai capi di gabinetto, ai segretari generali, ai capi dipartimento e ai responsabili dei SECIN ogni possibile consulenza e assistenza nell'impostare il sistema di valutazione e controllo nonchè per sviluppare il benchmarking tra le amministra zioni richiamato nella Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri di cui le presenti linee guida fanno parte. Allegato tecnico Linee guida sulla struttura delle direttive generali annuali dei ministri sull'attività amministrativa e sulla gestione.

1. Premessa. La direttiva generale annuale del Ministro sull'azione amministrativa e sulla gestione (di seguito denominata "Direttiva") ha la funzione di trasmettere le priorità dell'azione di Governo all'amministrazione e di stimolare l'azione dirigenziale coerentemente con tali obiettivi. In altri termini, essa deve contribuire ad assicurare: il coinvolgimento delle strutture amministrative e, in particolare, dei loro responsabili nella definizione degli strumenti e delle modalità attuative e nell'attuazione delle politiche pubbliche; è essenziale, in particolare, evidenziare chiaramente come i sistemi di programmazione e controllo non costituiscano semplici esercizi accademici o, peggio ancora, procedure burocratiche, ma siano invece il principale sistema di governo dell'amministrazione e di orientamento della gestione amministrativa; lo sviluppo, da parte dei dirigenti, delle competenze necessarie per operare nel nuovo contesto, in modo da consentire a tutti i manager pubblici di divenire parte attiva del processo di cambiamento; il coordinamento tra i programmi e le iniziative di innovazione che vengono sviluppate da unità diverse di una stessa amministrazione e da amministrazioni diverse; il consolidamento dei risultati ottenuti, evitando, grazie alla stabilità che caratterizzerà l'azione di governo nella legislatura, che si crei, come troppo spesso è avvenuto in passato, la sensazione che i cambiamenti nella pubblica amministrazione siano solo annunciati ma mai realizzati. Per raggiungere questi obiettivi, è opportuno che: siano presenti in tutte le direttive alcuni "contenuti minimi", relativamente all'azione amministrativa; si adottino processi di elaborazione della direttiva che siano in grado di stimolare la capacità innovativa dei responsabili amministrativi e che assicurino, nel contempo, il pieno governo del processo di cambiamento da parte dei vertici politici; si valorizzi il ruolo dei Servizi per il controllo interno (SECIN), che, da un lato, costituiscono il braccio operativo attraverso il quale il Ministro assicura che il processo di programmazione e controllo sia attivato effettivamente e, dall'altro, attraverso la loro rete di connessione, agevolano il coordinamento tra i sistemi di programmazione delle diverse amministrazioni.

2. La struttura e i contenuti della Direttiva generale annuale dei Ministri. La Direttiva generale annuale dei Ministri deve essere un documento di natura prescrittiva e di dimensioni contenute; essa deve essere

articolata normalmente nei seguenti punti

a) definizione degli obiettivi generali delle politiche pubbliche del Ministero

b) trasposizione o indicazione dei tempi per la trasposizione di tali obiettivi generali delle politiche pubbliche in precisi programmi attuativi recanti la precisazione degli obiettivi di dettaglio e delle responsabilità per l'attuazione

c) individuazione degli altri obiettivi generali più specificamente concernenti l'attività amministrativa e la gestione e dei Centri di responsabilità amministrativa che, in ciascuna amministrazione, ne sono responsabili

d) definizione dei meccanismi di monitoraggio, dei criteri, degli indicatori e dei parametri per la misurazione (quanto più possibile oggettiva) del grado di realizzazione degli obiettivi e delle connesse responsabilità

e) definizione del sistema di valutazione dei dirigenti.

a) Gli obiettivi delle politiche pubbliche. La prima parte delle direttive deve esplicitare l'impatto delle priorità dell'azione di Governo sulle politiche della singola amministrazione. Più puntualmente, ciò richiede che: si richiamino gli obiettivi delle politiche settoriali evidenziate come prioritarie all'interno del DPEF, della Legge finanziaria e degli altri documenti di programmazione e si specifichino i centri di responsabilità amministrativa in esse coinvolti; si puntualizzino gli obiettivi specifici della politica di semplificazione amministrativa, identificando le pro cedure su cui si vogliono adottare interventi di reingegnerizzazione e sperimentazioni dell'analisi dell'impatto della regolazione e comunque definendo, in coerenza con la politica di semplificazione normativa del Governo, il percorso attraverso il quale si intende procedere alla revisione complessiva della normativa in vigore per diminuirne l'impatto negativo sulla collettività; si quantifichino gli obiettivi specifici che l'amministrazione si pone in termini di contenimento e razionalizzazione della spesa e di riduzione del personale, anche a seguito dei processi di riforma amministrativa e di decentramento in atto, nonchè si precisino le principali aree in cui si ritiene possano essere individuate opportunità di riduzione dei costi; si specifichino quali possibili interventi basati sull'uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione siano considerati prioritari nel processo di digitalizzazione dell'amministrazione, distinguendo quelli che migliorano l'accessibilità per i cittadini e le imprese, e quelli che mirano a razionalizzare i processi interni all'amministrazione.

b) I programmi esecutivi di azione. Per ciascuno degli obiettivi di policy precisati nella prima parte delle singole direttive, sarà necessario riportare, in allegato alla stessa Direttiva, programmi di azione che esplicitino puntualmente: gli obiettivi operativi da raggiungere, con riferimento sia ai tempi di completamento che ai risultati attesi; questi ultimi dovrebbero essere tali da giustificare la priorità che al programma d'azione stesso è stata assegnata; la struttura responsabile del completamento del programma e le altre strutture, interne all'amministrazione o esterne ad essa, che possono influenzarne la realizzazione; nel caso di strutture interne, in particolare, andranno formalizzate le modalità di coordinamento dei diversi interventi e l'eventuale ruolo che il responsabile del programma dovrà assumere nelle fasi di coordinamento, anche in deroga alle normali linee gerarchiche e organizzative; le principali fasi del programma, le relative scadenze e gli obiettivi intermedi, ricorrendo a sistemi di rappresentazione tipici del project management (Pert, Diagrammi di Gantt). Ove detti programmi non possano già essere allegati alla Direttiva, essi dovranno, comunque, essere predisposti entro un termine breve e tassativo, indicato nella Direttiva stessa.

c) Gli altri obiettivi generali dell'azione amministrativa. La Direttiva, oltre a definire gli obiettivi politici e i programmi relativi, deve anche associare ai singoli centri di responsabilità amministrativa (CRA) una serie di altri obiettivi generali di azione amministrativa relativi al ciclo annuale di bilancio e alle risorse assegnate dal bilancio dello Stato a favore delle unità previsionali di base di competenza. È necessario che la definizione degli obiettivi sia coerente con tre diversi principi, in ordine decrescente di importanza: significatività: gli obiettivi assegnati al responsabile di un centro di responsabilità amministrativa devono riguardare aspetti rilevanti dell'attività del CRA; misurabilità secondo criteri oggettivi: gli obiettivi devono essere espressi in termini quantitativi o comunque altrimenti misurabili (per esempio, nel caso degli obiettivi di investimento, anche mediante strumenti come gli indicatori d'impatto), per poter costituire la base di un sistema di valutazione dei dirigenti quanto più possibile oggettivo; diretta controllabilità: per quanto possibile, gli obiettivi assegnati devono essere direttamente realizzabili e controllabili da parte del CRA, in modo da evitare che i risultati dell'azione amministrativa dipendano in misura rilevante da fattori esogeni o da soggetti esterni. Per massimizzare la possibilità di basare su tali obiettivi la valutazione dei dirigenti e per assicurare la comparabilità dei processi tra le amministrazioni, è preferibile che, in particolare nella fase di avvio dei sistemi premianti, essi siano espressi soprattutto in termini di efficienza (riduzione dei costi, aumento dell'output, riduzione del personale, minimizzazione dell'arretrato e/o dei tempi di emanazione degli atti, eccetera).

d) I meccanismi di monitoraggio. Le attività di programmazione devono essere accompagnate da un sistema di monitoraggio. È essenziale quindi che nella Direttiva sia precisato: che il sistema di monitoraggio deve basarsi su indicatori misurabili e quanto più possibile oggettivi; con quale frequenza avviene il monitoraggio delle informazioni; chi è responsabile di predisporre il sistema di monitoraggio; chi è responsabile della rilevazione delle informazioni necessarie per il monitoraggio. Può essere utile valutare le opportunità offerte dalla rete intranet delle amministrazioni, per semplificare i flussi informativi connessi con l'attività di monitoraggio.

e) Il sistema di valutazione dei dirigenti. La Direttiva dei Ministri per l'anno 2002 deve indicare le responsabilità e i tempi per la predisposizione di un progetto di sistema di valutazione dei dirigenti. In generale, tale progetto dovrà precisare: le caratteristiche fondamentali del sistema di valutazione (misurazione dei soli risultati o anche delle prestazioni e delle competenze organizzative; numero e tipologia di obiettivi, presenza o meno di obiettivi intermedi); il processo attraverso il quale gli obiettivi vengono assegnati ai dirigenti (specificando i tempi e i ruoli coinvolti in ciascuna fase); il processo di rilevazione dei risultati e le connesse responsabilità (valorizzando anche, in via sperimentale, il ruolo della autovalutazione dei dirigenti e/o della raccolta di elementi di valutazione da parte dei loro collaboratori); il legame tra risultati e quota di retribuzione dei dirigenti ad essi correlata (in termini di graduazione dei risultati ottenuti relativamente a ciascun obiettivo, modalità di pesatura degli obiettivi, esistenza o meno di una soglia minima per ottenere la retribuzione di risultato). In particolare, sarà necessario specificare se e come i dati concernenti i risultati possano essere corretti, ai fini della erogazione della suddetta quota di retribuzione, per tener conto di variazioni nel contesto esterno non controllabili dai dirigenti; le responsabilità per la predisposizione operativa e per la gestione del sistema di valutazione dei dirigenti; in questo ambito è necessario assicurare che le direzioni del personale dispongano di competenze nel campo della valutazione dei dirigenti, in particolare nei casi in cui queste appaiono oggi assenti; gli interventi di "formazione pratica alla valutazione", che dovranno coinvolgere tutti i dirigenti che non dispongano già di competenze in materia. Per quanto riguarda, in particolare, i processi di valutazione dei dirigenti con un più intenso rapporto fiduciario con il vertice politico (segretari generali, capi dipartimento, direttori delle agenzie e dirigenti generali preposti o meno a strutture dirigenziali generali), nel rispetto delle normative di Legge e dei contratti collettivi ed individuali, è estremamente opportuno che vi sia un coordinamento presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento della funzione pubblica per assicurare la necessaria coerenza ai meccanismi di definizione degli obiettivi e di verifica dei risultati raggiunti.